Geschäftliche Dankesschreiben

Dankesschreiben zu welchen Anlässen?

Es gibt zahlreiche Situationen, in denen ein geschäftliches Dankesschreiben angebracht ist. Manchmal gibt es dafür einen konkreten Anlass, zum Beispiel den Abschluss eines Projektes in Kooperation mit externen Partnern. Dankesschreiben, die der Kundenbindung dienen, können hingegen auch ohne konkreten Grund verschickt werden – mit ihnen will man sich dem Kunden in Erinnerung rufen und/oder ihn enger an das Unternehmen binden. Erfolgt die Danksagung aus einem bestimmten Anlass, ist der Zeitpunkt wichtig: Je früher man sich bedankt, desto besser; mehr als 14 Tage sollten zwischen dem Anlass und dem Verschicken des Dankesschreibens nicht liegen. Nachfolgend sind beispielhaft einige typische Situationen aufgelistet, die ein Unternehmen zum Anlass nehmen kann, sich schriftlich mit einem Brief oder einer Karte zu bedanken:

• Kaufabschluss: Der erfolgreiche Abschluss eines Vertrags oder einer Investition ist ein hervorragender Grund, „Danke“ zu sagen. Dabei ist zu beachten, dass das Dankesschreiben separat und nicht zusammen mit der Rechnung oder den Vertragsunterlagen verschickt wird. Ein nachträglich, aber zeitnah verschicktes „Dankeschön“ mit einigen persönlich verfassten Worten wirkt authentisch und stärkt die Kundenbindung bzw. die Geschäftsbeziehung.
• Projektabschluss: Ein geschäftliches Dankesschreiben für die gelungene Zusammenarbeit hat im besten Fall zwei Auswirkungen: Zum einen fühlt sich der Geschäftspartner wertgeschätzt, zum anderen empfiehlt sich das Unternehmen damit für zukünftige Projekte. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, die gemeinsam erreichten Ziele explizit zu erwähnen.
• Interessenbekundung: Nach einem Messeauftritt oder einem Kundenevent ist es durchaus üblich, sich neuen Kontakten mit einem Dankesschreiben in Erinnerung zu rufen; es erfüllt in diesem Kontext die Funktion eines „Follow-up“-Schreibens. Dies gilt insbesondere dann, wenn es sich bei den Adressaten um potenzielle Erstkunden handelt, die Interesse an einem Produkt gezeigt haben. In diesem Fall ist es durchaus angebracht, dem Brief ein kleines Geschenk oder einen Gutschein beizulegen.
• Zusammenarbeit: Geschäftliche Dankesschreiben, die sich ganz allgemein auf die gute Zusammenarbeit beziehen, werden gewöhnlich am Ende das Jahres zusammen mit einer Weihnachtskarte verschickt. Mehr Aufmerksamkeit kann ein Unternehmen deshalb generieren, wenn es für das „Dankeschön“ einen ungewöhnlichen Zeitpunkt wählt: Ein überraschendes Werbegeschenk zu Beginn der Ferienzeit zum Beispiel kommt sicherlich gut an.
• Kundentreue: Jedes Unternehmen weiß, wie wichtig es ist, den Stammkundenkreis zu pflegen. Zufriedene Kunden, die langjährige Treue bewiesen haben, helfen durch ihre Weiterempfehlungen dabei, neue Kunden zu gewinnen. Dankesschreiben für Kunden werden ähnlich verschickt wie Dankesschreiben für die Zusammenarbeit, meist zum Jahresende oder anlässlich eines Jubiläums.

Formate für Dankesschreiben

Geschäftliche Dankesschreiben für Kunden sind in vielen Formen und Formaten denkbar. Achten Sie darauf, dass Stil und Format zur Tonalität und der Corporate Identity des Unternehmens passen. Je moderner das Image des Unternehmens, desto ausgefallener kann das Design des Dankesschreibens sein. Im Zweifelsfall ist weniger mehr, denn Originalität kommt nur dann gut an, wenn sie natürlich wirkt. Mit einer klassischen Dankeskarte kann man prinzipiell nichts falsch machen. Ein anderer wichtiger Aspekt ist die Qualität bzw. Stärke des Papiers – das Dankesschreiben erscheint umso wertiger, je dicker das Papier ist. Nachfolgend sind die beliebtesten Formate aufgeführt.

Karte zum Aufklappen in DIN A5 oder DIN A6

Die Klappkarte in DIN A5 oder A6 ist sicherlich der Klassiker der geschäftlichen Dankesschreiben, denn sie macht immer einen seriösen Eindruck. Karten in DIN A5 oder A6 lassen sich sowohl im Hoch- als auch im Querformat bedrucken. Matte Oberflächen und eine hochwertige grafische Gestaltung wirken sehr edel. Bei CEWE gibt es zahlreiche Vorlagen für geschäftliche Dankeskarten, die im Online-Editor modifizierbar sind.

Postkarte in DIN A6

Brief in DIN A4

Manchmal möchte man sich ganz persönlich bedanken und dem Empfänger zeigen, wie sehr man ihn wertschätzt. Handelt es sich beim Adressaten um eine Einzelperson, wirkt ein handschriftlicher Brief sehr persönlich. Verwenden Sie dafür ein hochwertiges Briefpapier, das mit Ihrem Firmenlogo versehen ist. Es reicht aus, das Blatt nur zur Hälfte oder zu zwei Dritteln zu betexten; ist die Seite nämlich komplett vollgeschrieben, wirkt der Dankesbrief überladen.

Muster für geschäftliche Dankesschreiben

Es gibt viele Vorlagen für geschäftliche Dankesschreiben, an denen Sie sich orientieren können. Achten Sie darauf, dass Ihr Unternehmen durch ein Logo oder ein Monogramm erkenntlich ist und Datum, Ort und Ihre Unterschrift vorhanden sind. Der Inhalt muss so verfasst sein, dass der Brief auf den ersten Blick als Dankesschreiben erkennbar ist. Nennen Sie also den Grund der Kontaktaufnahme und erwähnen Sie Dinge, die Ihnen positiv in Erinnerung geblieben sind. Sehen Sie auf jeden Fall davon ab, für Produkte oder Dienstleistungen zu werben. Übliche Formulierungen, die Sie individuell anpassen können, lauten etwa folgendermaßen:

• Herzlichen Dank für Ihr Vertrauen in uns / die tolle Zusammenarbeit / Ihre Zeit und Mühe …
• Seit fünf Jahren sind Sie schon unser/e Kunde/Kundin. Für Ihre Treue möchten wir uns mit diesem Gutschein bei Ihnen bedanken …
• Wir wissen Ihr Vertrauen / Ihre Mühe / Ihr Engagement sehr zu schätzen und finden, dass es an der Zeit für ein Dankeschön ist …
• Wir würden uns freuen, wenn wir auch in Zukunft wieder auf Sie zählen können …

Es gibt unzählige Muster für geschäftliche Dankesschreiben, die Sie als Inspirationsquelle verwenden können. Achten Sie jedoch immer darauf, dass der Text nicht zu viele Floskeln enthält. Schließlich soll das Dankesschreiben Kunden oder Geschäftspartnern den Eindruck vermitteln, dass Sie sich die Zeit genommen haben, einen auf den Empfänger zugeschnittenen Brief zu verfassen. Vermeiden Sie, dass Ihr Dankesschreiben wie ein unpersönlicher Serienbrief wirkt, indem Sie immer die persönliche Anrede wählen und, sofern möglich, beispielsweise ein passendes Zitat einbauen oder eine gemeinsame Erinnerung thematisieren. Vor allem Dankesschreiben für eine gute Zusammenarbeit oder einen Projektabschluss lassen sich auf diese Weise gestalten.