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Wozu benötigen Sie Aktenordner?


Aktenordner sind Ordner mit einem stabilen Hardcover, in denen Sie Dokumente aufbewahren können. Das macht immer dann Sinn, wenn Sie für eine bestimmte Angelegenheit zahlreiche Papiere an einem einzigen Platz aufbewahren und immer wiederfinden möchten. So können Sie beispielsweise einen eigenen Aktenordner für Versicherungen haben. Die einzelnen abgeschlossenen Versicherungen können Sie mit Ordnerblättern trennen. Oder Dinge, die Ihre Finanzen angehen, wie Kontoauszüge und wichtige Post von Ihrer Bank.

Aktenordner geben Ihrem beruflichen Alltag Struktur. So können Sie jedem Kunden eine Akte widmen, jedem Projekt oder jedem Monat – wie es für Sie Sinn macht. Auch bei Schülern sind Aktenordner beliebt – vor allem in der Oberstufe sind hier alle wichtigen Papiere für jedes Halbjahr gut sortiert.

Die Organisation des Büroalltags wäre in vielen Unternehmen ohne Aktenordner undenkbar. Denn trotz Digitalisierung sind wir nach wie vor auf gedruckte Erzeugnisse angewiesen. Auch lohnt es sich, Aktenordner als Produktkatalog zu verwenden: Denn die meisten Kunden werden noch immer das Blättern dem Scrollen vorziehen.

Wie können Sie Aktenordner selbst gestalten und bedrucken?


Das Cover: Die größte Gestaltungsfreiheit und der optisch wichtigste Teil Ihres Ordners sind Vorder- und Rückseite – das Hardcover. Je nachdem, wofür Sie Ihren Aktenordner brauchen, können Sie sich hier kreativ ausleben. Benötigen Sie die Aktenordner für Ihr Unternehmen – zum Beispiel für Kundeninformationen – so sollten Sie den Ordner im Stile Ihrer Firma gestalten.

  • • Sie könnten beispielsweise ein Foto Ihrer Unternehmenszentrale oder Ihres Teams auf den Aktenordner drucken lassen.

  • • Zumindest Ihr Logo darf als grafisches Element nicht fehlen.

  • • Ansonsten können Sie bereits mit der richtigen Farbgebung zeigen, dass der Aktenordner zu Ihrem Unternehmen gehört.

Nutzen Sie dazu Ihre Unternehmensfarben aus dem Corporate Design, also genau diejenigen Farbtöne, die sich auch zum Beispiel in Ihrem Logo wiederfinden. Wichtig ist, dass Sie bei der zuständigen Druckerei für jede Farbe die genaue Zusammensetzung angeben. Meistens arbeiten Druckereien mit dem Euroskala-System, in welchem jeder Farbe vier Werte zugeordnet werden: Jeweils der Anteil an Rot, Gelb, Blau und Schwarz.

Die Veredelung: Haben Sie ein schönes Cover gestaltet, sollten Sie sich überlegen, ob Sie dieses nicht veredeln lassen möchten. Bei Aktenordnern erfolgt die Veredelung in der Regel durch eine Schutzfolie. Das sorgt dafür, dass der Ordner sich geschmeidiger und stabiler anfühlt. Zusätzlich können Sie auswählen zwischen:

  • • …einer glänzenden Schutzfolie.

  • • …einer matten Schutzfolie.

  • • …einer matten Schutzfolie, die kratzfest ist.

Die Details: Ein Vorteil, wenn Sie sich Ihre Ordner selbst gestalten, ist auch, dass Sie kleine Extras einbauen können. Nutzen Sie die Ordner beispielsweise für die Kundenakquise, macht es Sinn, wenn Sie handlich im Aktenordner Ihre Visitenkarte verstauen können. Dafür können Sie Ihren Ordner mit einer kleinen, dezenten Visitenkartentasche im Inneren gestalten. Auch im Rückenschild lässt sich auf Wunsch eine Tasche anbringen. Hier können Sie zum Beispiel Dokumente vorübergehend verstauen. Zudem bieten einige Hersteller die Option eines Grifflochs. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie zahlreiche Ordner Seite an Seite aufbewahren. Denn das Griffloch am Ordnerrücken erlaubt es, den Ordner einfach herauszuziehen, ohne die anderen Ordner zu verschieben.

Aktenordner

Ausführung:
Ringordner Kombimechanik (2 oder 4 Ringe)
Hebelordner mit Hebelmechanik (2 Ringe)

Extras:
Visitenkartentasche
Rückenschildtasche
Griffloch

Farbigkeit:
Euroskala

Schutzfolie:
Glänzend, matt, kratzfest matt


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Komfortabel und individuell
Aktenordner in vielen verschiedenen Formaten

Wie viele Arten von Aktenordnern gibt es?


Besonderen Eindruck auf Kunden, Mitarbeiter oder auch im privaten Umfeld macht es, wenn Sie Ihre Aktenordner selbst gestalten. Dabei haben Sie vor allem bei Online-Druckereien die Qual der Wahl. Es gilt sich zunächst, ein grobes Konzept zu erstellen, bis Sie das Design des Ordners festlegen.

  • Ausführungen: Aktenordner gibt es in der Regel in zwei Ausführungen: Ring- oder Hebelordner. Ringordner sind solche, die in Ihrem Inneren entweder zwei oder vier Ringe haben, welche die gelochten Dokumente im Ordner halten. Um neues Papier in den Aktenordner einzulegen, können Sie die Ringe mit sanftem Druck händisch öffnen. Hebelordner haben ebenfalls Ringe im Inneren, welche die Dokumente festhalten. Jedoch funktioniert die Mechanik für das Herein- und Herausholen von Papieren anders. Sie brauchen lediglich einen Hebel zu betätigen, und die Ringe öffnen sich. An sich ist keiner der beiden Ordnertypen besser oder schlechter als der andere. Es kommt allein auf Ihre Vorlieben an.

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  • Format: Ordner gibt es in vielen verschiedenen Formaten. Üblicherweise sind all diese etwas größer als das DIN-A4-Format (21,0 x 29,7 Zentimeter). Denn in diesem Format werden die meisten Dokumente gehalten. Und damit die Papiere geschützt aufbewahrt werden können, sind Aktenordner von der Grundfläche her meist etwas größer als diese Maße.

  • Füllhöhe: Eine wichtige Entscheidung, wenn Sie einen Ordner selbst gestalten möchten, betrifft die Füllhöhe. Denn diese Höhe entscheidet darüber, wie viel Papier schließlich im Ordner Platz findet. Denken Sie also an Ihrem persönlichen Gebrauch: Wie viele Dokumente benötigen Sie pro Ordner? Eine Füllhöhe von 3 cm entspricht dabei etwa einer Kapazität von 300 Seiten bei herkömmlichem Kopierpapier (Offset, 80g/m²). Entsprechend gibt eine Füllhöhe von 4 cm 400 Seiten her und eine Füllhöhe von 5 cm 500 Seiten.